Als basis komt per cluster twee keer per jaar komt een afvaardiging van de betrokken voetbalclubs (voorzitter jeugdbestuur en TVJO) en de lokale overheid (schepen voor sport en deskundige sport) bij elkaar om de afgelopen periode te evalueren en de komende periode voor te bereiden. De planning op middellange en lange termijn staat geagendeerd. 

De coördinator van het Jeugdsportnet KDR, afdeling Kempense Voetbalacademie, bereidt het overleg voor en maakt het verslag.